Tidsregistrering 2024: Sådan opfylder din virksomhed lovkravet

Den 1. juli 2024 trådte en ny lov om registrering af arbejdstid i kraft i Danmark. Loven gælder for alle arbejdsgivere — også små virksomheder med kun én ansat — og du har som arbejdsgiver pligt til at indrette et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, som registrerer den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder.

Denne guide gennemgår hvad loven kræver, hvem den omfatter, hvilke undtagelser der findes, hvordan du kommer i mål med en simpel checkliste — og hvilke bøder Arbejdstilsynet kan udstede, hvis du ikke registrerer.

Kort fortalt

Hvem: Alle danske arbejdsgivere, uanset størrelse og branche.
Hvad: Daglig arbejdstid pr. medarbejder skal registreres objektivt.
Hvornår: Loven trådte i kraft 1. juli 2024.
Hvor længe: Data skal opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, lønnen vedrører.
Hvem ser det: Medarbejderen skal kunne tilgå egne data. Arbejdstilsynet og fagforeninger kan kræve dokumentation ved tilsyn eller tvist.

Hvorfor kom loven?

Loven implementerer en EU-dom (C-55/18, "CCOO") fra 2019, der pålægger medlemsstaterne at sikre, at arbejdsgivere registrerer den faktiske arbejdstid. Formålet er at beskytte medarbejdere mod overtrædelser af 48-timers-reglen (gennemsnitlig ugentlig arbejdstid over 4 måneder), 11-timers-reglen (daglig hvileperiode) og fridagsreglen (mindst ét ugentligt fridøgn).

I praksis betyder det, at en mundtlig aftale eller en kalender ikke længere er nok. Du skal have et system, der kan dokumentere de faktiske timer pr. dag pr. medarbejder.

Hvad skal registreres?

Loven kræver ikke, at du registrerer pause-for-pause eller GPS-stempler hver gang. Minimum er:

Daglig arbejdstid pr. medarbejder — antal arbejdstimer pr. dag.
Identifikation af medarbejderen.
Datoen for arbejdet.

Registrering kan ske digitalt eller på papir, men systemet skal være objektivt (data kan ikke bagudredigeres uden spor), pålideligt (det rummer reelle timer, ikke aftalte timer) og tilgængeligt for medarbejderen.

OBS: Hvis du allerede bruger lønsedler med faste timer pr. uge, er det ikke nok. Du skal registrere den faktisk udførte arbejdstid — inkl. overarbejde og afvigelser fra normalplanen.

Hvem er undtaget?

Selvtilrettelæggere — medarbejdere, hvis arbejdstid hverken måles eller fastsættes på forhånd, og som selv kan træffe beslutninger om arbejdets tilrettelæggelse — kan undtages. Det kan typisk være ledere på højt niveau eller specialister med fuld autonomi over deres dag.

Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, hvis en medarbejder er selvtilrettelægger. Vær varsom: hvis Arbejdstilsynet vurderer, at vedkommende reelt ikke er det, kan du blive bødepligtig for manglende registrering.

Tjekliste: Kom i mål på 30 minutter

Brug denne checkliste til at gøre din virksomhed compliant:

1. Vælg et system. App, regneark eller papirskema — det vigtige er, at registreringen er objektiv og ikke kan ændres skjult.
2. Registrér daglige timer pr. medarbejder. Inkluder ansatte med deltid og elever.
3. Giv medarbejderen adgang. Den enkelte skal kunne se sine egne registrerede timer.
4. Opbevar data i 5 år. Backup eller eksport bør være sikret.
5. Opdater ansættelseskontrakter for eventuelle selvtilrettelæggere.
6. Informér medarbejderne om det nye system og hvor de finder deres data.
7. Hold øje med 48-timers-reglen — systemet bør advare ved overtrædelse.

Hvad sker der, hvis jeg ikke registrerer?

Arbejdstilsynet fører tilsyn og kan udstede påbud og bøder. Bødeniveauet for manglende eller mangelfuld arbejdstidsregistrering forventes at ligge på linje med andre overtrædelser af arbejdsmiljøloven — typisk fra 10.000 kr. og opefter afhængigt af virksomhedens størrelse og overtrædelsens karakter.

Derudover kan fagforeninger rejse sager om manglende overholdelse af 48-timers-reglen, hvor du som arbejdsgiver har bevisbyrden. Uden objektiv registrering er det stort set umuligt at modbevise en påstand om overarbejde.

Hvorfor en app er bedre end et regneark

Regneark virker — men kun lige akkurat. De typiske faldgruber er:

Bagud-redigering uden spor. Et Excel-ark kan rettes uden, at det kan bevises. Det opfylder ikke kravet om objektivitet.
Ingen advarsler. Når én af dine ansatte rammer 48-timers-grænsen, vil du gerne vide det inden uge 4.
Ingen mobil-adgang. Medarbejdere skal kunne registrere undervejs — ikke huske det om aftenen.
Ingen kobling til løn. Et godt system eksporterer direkte til løn-systemet, så du sparer dobbeltarbejde.

Et tids-system som Sagsly registrerer start, slut og GPS-stempel for hver arbejdsdag, anvender auto-pause, og kan eksportere data direkte til Dataløn, Danløn eller dit regnskabsprogram. Alle registreringer er låste efter 7 dage og audit-loggede — det opfylder kravet om objektivitet og bevarer historikken i 5 år.

Ofte stillede spørgsmål

Gælder loven mig, hvis jeg kun har én ansat? Ja. Loven gælder, så snart du har én lønnet medarbejder. Også elever, deltidsansatte og fleksjobbere.

Skal jeg som ejer registrere min egen tid? Hvis du er ejerleder uden ansættelsesforhold til virksomheden, nej. Hvis du er ansat i dit eget ApS, ja — medmindre du opfylder kriterierne for at være selvtilrettelægger.

Tæller pauser med? Du skal registrere den faktiske arbejdstid. Frokostpauser uden løn tæller ikke med i arbejdstiden, men de skal kunne trækkes fra registreringen. Auto-pause i et tidsregistreringssystem løser det automatisk.

Hvad med hjemmearbejde og udekørsel? Det er stadig arbejdstid og skal registreres. Et mobilbaseret system med GPS-stempel gør det enkelt at registrere fra byggepladsen, kunden eller hjemmekontoret.

Kan jeg bare bede medarbejderne registrere selv? Ja, selv-registrering er tilladt, men du som arbejdsgiver er ansvarlig for, at systemet findes og bruges. Du skal også kunne dokumentere det ved tilsyn.

Næste skridt

Beslut om du vil bruge papir, regneark eller en app.
Implementér løsningen for alle ansatte inden den næste lønperiode.
Tjek, at data opbevares i 5 år.
Tilføj automatiske advarsler ved 48-timers-grænsen.

Sagsly har indbygget tidsregistrering med GPS-stempel, auto-pause, audit-log og automatisk advarsel ved overarbejde. Det opfylder lovens krav og koster 129 kr/md pr. medarbejder — du kan prøve det gratis i 14 dage uden kreditkort.