EAN-nummer og faktura til det offentlige
Hvad EAN er, hvorfor det er obligatorisk, og hvordan du undgår de typiske fejl.
Hvis du har lavet arbejde for en kommune, en skole eller en anden offentlig institution, er du sandsynligvis stødt på krav om et EAN-nummer på fakturaen. For mange håndværkere, der primært arbejder for private kunder, kan det være første gang, og det er ikke altid lige indlysende, hvad det egentlig er, eller hvor man finder det.
Denne guide forklarer, hvad et EAN-nummer er i fakturasammenhæng, og hvordan du fakturerer korrekt til det offentlige.
Hvad er et EAN-nummer?
EAN-nummeret, du møder ved fakturering til det offentlige, har intet at gøre med de stregkoder, du kender fra supermarkedet, selv om det er det samme grundlæggende nummersystem. I denne sammenhæng er det en lokationskode, der identificerer den specifikke offentlige enhed, fakturaen skal sendes til, for eksempel en bestemt skole eller forvaltning under en kommune.
Det offentlige bruger EAN-numre til at sikre, at elektroniske fakturaer automatisk dirigeres til den rigtige afdeling eller institution, uden at en medarbejder manuelt skal fordele indkomne fakturaer.
Hvor finder du det rigtige EAN-nummer?
Det korrekte EAN-nummer skal som udgangspunkt oplyses af den offentlige kunde selv, typisk i forbindelse med bestillingen eller kontrakten. Hvis du ikke har fået det, bør du spørge din kontaktperson direkte, før du sender fakturaen, da en faktura med et forkert eller manglende EAN-nummer ofte bliver afvist eller forsinket i sagsbehandlingen.
Nogle kommuner og institutioner har også offentligt tilgængelige opslag, hvor man kan finde det relevante nummer for en specifik afdeling, men det sikreste er altid at få det bekræftet direkte af kunden.
Hvordan fakturerer du med et EAN-nummer?
Når du har det korrekte EAN-nummer, skal det fremgå tydeligt på fakturaen, typisk i et særskilt felt afhængigt af dit regnskabsprogram. De fleste danske regnskabsprogrammer har et dedikeret felt til EAN-nummer ved offentlig fakturering, da det offentlige som udgangspunkt kun kan modtage elektroniske fakturaer i et bestemt format, ikke almindelige PDF-fakturaer sendt som mail.
Det er derfor vigtigt, at dit regnskabsprogram understøtter elektronisk fakturering til det offentlige, ellers risikerer du, at fakturaen aldrig bliver registreret korrekt i modtagerens system, uanset hvor korrekt resten af fakturaen er.
Typiske fejl ved fakturering til det offentlige
Den mest almindelige fejl er at sende en almindelig PDF-faktura som mail, fordi det er det, man er vant til fra private kunder. Det offentlige kræver som udgangspunkt elektronisk fakturering, og en PDF sendt som vedhæftning lever ikke op til det krav, selv hvis indholdet er korrekt.
En anden almindelig fejl er at bruge et forkert eller forældet EAN-nummer, særligt hvis du har arbejdet for samme kommune tidligere, men for en anden afdeling. EAN-numre er specifikke for den enkelte enhed, ikke for kommunen som helhed, så et nummer, der var korrekt sidste gang, er ikke nødvendigvis korrekt denne gang.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg selv oprette et EAN-nummer for min egen virksomhed?
Nej, EAN-nummeret i denne sammenhæng identificerer modtageren, ikke din egen virksomhed. Du skal som leverandør ikke have et EAN-nummer for at kunne fakturere, kun for at kunne modtage betaling som almindelig virksomhed med CVR-nummer.
Hvad sker der, hvis jeg sender en faktura uden EAN-nummer til det offentlige?
Fakturaen vil typisk blive afvist eller forsinket markant i sagsbehandlingen, fordi den ikke automatisk kan dirigeres til den rigtige afdeling. Det betyder ofte en længere betalingsfrist i praksis, selv hvis du formelt har overholdt fristen for at sende fakturaen.
Kan jeg bruge samme EAN-nummer til alle opgaver for samme kommune?
Ikke nødvendigvis. Forskellige afdelinger og institutioner under samme kommune har typisk hver deres eget EAN-nummer, så det er vigtigt at få det bekræftet for hver enkelt kontrakt eller opgave, ikke bare antage at det er det samme som sidst.
Vil du have et faktureringsflow, der husker det rigtige EAN-nummer per kunde? Se priser og prøv Sagsly gratis.