Dinero-integration for håndværkere
Sådan hænger sagsstyring og bogføring sammen i praksis.
Regnskab og daglig sagsstyring løser to forskellige opgaver, men de møder hinanden, hver gang en sag skal faktureres. Det er ofte her, dobbeltarbejdet sker, fordi oplysninger om kunde, opgave og beløb skal tastes ind igen i regnskabsprogrammet, selv om de allerede ligger et andet sted.
Denne guide gennemgår, hvad en integration mellem sagsstyring og Dinero faktisk løser, og hvad du bør kigge efter, hvis du overvejer at koble de to systemer sammen.
Hvorfor regnskab og sagsstyring ofte er to separate verdener
De fleste regnskabsprogrammer, inklusive Dinero, er bygget til bogføring. De er gode til at holde styr på fakturaer, moms og årsregnskab, men er ikke designet til at håndtere den daglige planlægning af, hvem der skal lave hvad, hvornår, eller til at registrere tid og materialer i felten.
Det betyder, at mange håndværksvirksomheder ender med at føre sagerne i et separat system eller i Excel, og først overfører til regnskabsprogrammet, når der skal faktureres. Den overførsel er der, hvor tid går til spilde, og hvor fejl typisk opstår, fordi tal og oplysninger skal tastes manuelt to gange.
Hvad en integration til Dinero løser
Send sagen videre uden at taste den ind igen
Når en sag er oprettet med kunde, opgave og beløb, kan de samme oplysninger sendes direkte til Dinero, uden at du skal åbne regnskabsprogrammet og indtaste det samme en gang til.
Tilbud bliver til fakturagrundlag automatisk
Når et tilbud er accepteret og sagen er udført, kan tilbuddets linjer genbruges direkte som grundlag for fakturaen i Dinero, i stedet for at skulle skrives ind fra bunden.
Synkroniseret status mellem systemerne
Hvis en faktura bliver betalt eller ændret i Dinero, er det værdifuldt, at den status også afspejles tilbage i sagsstyringssystemet, så du ikke skal tjekke to steder for at vide, om en sag reelt er afsluttet og betalt.
Hvad du bør tjekke, før du kobler systemerne sammen
Hvilke data sendes, og hvornår
Det bør være klart, om data sendes automatisk, så snart en sag er færdig, eller om det kræver et aktivt tryk fra dig. Begge modeller kan give mening, men du bør vide, hvilken du har, så du ikke risikerer enten dobbeltfakturering eller glemte sager.
Hvordan fejl håndteres
Hvis en sending til Dinero fejler, for eksempel på grund af manglende oplysninger eller en udløbet forbindelse, bør du få besked om det, i stedet for at sagen bare forsvinder uden forklaring.
Adgang og sikkerhed
En integration til dit regnskabsprogram kræver adgang til økonomiske data, så det er værd at vide, hvordan den adgang er sikret, og hvem i din virksomhed der kan se eller ændre forbindelsen.
Hvorfor det betyder mere, end det ser ud til
Den tid, der spares ved at undgå dobbelt indtastning, lyder ofte mindre vigtig end den faktisk er, fordi den ikke viser sig som en stor enkeltstående opgave, men som mange små minutter spredt gennem hele måneden. Det er først, når man lægger det sammen over en måned eller et år, at det reelt bliver synligt, hvor meget tid der er gået til at flytte de samme oplysninger fra et system til et andet.
Der er også en kvalitetsgevinst. Hver gang data tastes manuelt to gange, er der risiko for en tastefejl, der kan betyde en forkert faktura eller et forkert beløb, som først bliver opdaget, når kunden reagerer.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg vælge mellem mit sagsstyringssystem og Dinero?
Nej, en integration betyder, at de to systemer arbejder sammen. Sagsstyring forbliver det daglige værktøj til planlægning og udførelse, mens Dinero forbliver regnskabsprogrammet til bogføring og moms, men data flyder mellem dem uden manuel indtastning.
Kan jeg stadig bogføre direkte i Dinero, hvis jeg bruger en integration?
Ja, en integration ændrer ikke på, hvordan du i øvrigt bruger Dinero. Den tilføjer en automatisk vej for data fra dine sager ind i regnskabet, men du kan stadig arbejde direkte i Dinero med andet, der ikke kommer fra sagsstyringen.
Hvad sker der, hvis forbindelsen til Dinero afbrydes?
Det bør ikke betyde, at data går tabt. Sager og tilbud bør stadig kunne oprettes og afsluttes som normalt i sagsstyringssystemet, og når forbindelsen genoprettes, bør det være muligt at sende de afventende data igennem igen.
Vil du sende sager og tilbud direkte til Dinero, uden dobbelt indtastning? Se priser og prøv Sagsly gratis.